Solutii
MANAGEMENTUL INTELIGENT AL FLOTEI AUTO
Toate documentele şi informaţiile legate de flota auto sunt stocate şi organizate într-o singură aplicaţie.
Fleetman – Management digital pentru flota auto
Fleetman – Management digital pentru flota auto
Economisiţi timp și vă organizaţi mai bine: Fleetman unifică înregistrările şi documentele flotei într-un singur sistem (vehicule, conducători auto, contracte sau parteneri de service), uşor de regăsit şi accesat.
Organizare centralizată
- Organizare centralizată: evidență unificată pentru vehicule și conducători auto.
- gestionarea documentelor și contractelor într-un singur loc.
- acces rapid la informațiile importante ale flotei.
Funcții cheie
- Funcții cheie: imagine 360° asupra vehiculelor.
- managementul documentelor.
- notificări automate.
- mentenanţă auto şi evenimente asigurate.
- rapoarte şi statistici.
Integrare
- Integrare: conectare cu sisteme GPS.
- integrare cu Microsoft 365.
Verdict
Soluția esențială pentru departamentele operaţionale care doresc să eficientizeze activitatea legată de managementul flotei auto.
Provocările documentației în HR
Departamentul HR gestionează unele dintre cele mai sensibile și variate documente din organizație — de la contracte individuale de muncă la evaluări de performanță, dosare medicale, acte adiționale și instrucțiuni SSM. Volumul și complexitatea documentației cresc exponențial cu fiecare angajare.
Probleme frecvente în HR
Dosare incomplete sau dispersate
- Documente stocate în dosare fizice, emailuri și foldere locale.
- Informații greu de găsit și de centralizat.
- Lipsa unei evidențe complete și auditabile.
Onboarding lent și ineficient
- Contracte tipărite, semnate manual și scanate.
- Procese administrative care pot dura zile întregi.
- Experiență slabă pentru noii angajați.
Riscuri GDPR și de conformitate
- Acces necontrolat la date personale sensibile.
- Lipsa unui audit trail complet.
- Expunere la sancțiuni și neconformități.
Pierdere și dificultăți de acces
- Contracte, acte adiționale sau evaluări greu de localizat.
- Documente lipsă în timpul controalelor sau auditului.
- Dependență de arhive fizice și căutări manuale.
Alerte și termene ratate
- Avize medicale sau documente expirate.
- Fișe SSM neactualizate la timp.
- Lipsa notificărilor automate pentru obligațiile legale.
Procese fără trasabilitate
- Cereri și aprobări gestionate prin email.
- Lipsa vizibilității asupra statusului solicitărilor.
- Fără confirmări și istoric clar al aprobărilor.
Problema
Proiectele și solicitările sunt greu de controlat când informația este dispersată
Fără un sistem centralizat, echipele pierd timp cu actualizări documentatii, verificări repetate și căutarea informațiilor în emailuri, fișiere locale sau aplicații diferite.
- Proiectele sunt urmărite în fișiere separate, fără o imagine actualizată asupra progresului.
- Task-urile și responsabilitățile nu sunt întotdeauna clare.
- Solicitările de suport se pot pierde între emailuri, departamente și persoane.
- Documentele și atașamentele sunt greu de conectat cu proiectul sau ticketul potrivit.
- Raportarea statusului, timpului lucrat și volumului de activitate devine dificilă.
Rezultatul: mai puțină vizibilitate, mai multe erori și decizii luate pe baza unor informații incomplete.
Soluția
O platformă pentru proiecte, tickete și informații asociate
Platforma de document management oferă un spațiu unic în care proiectele, activitățile, task-urile, solicitările, emailurile și documentele pot fi administrate într-un mod structurat.
Project Management pentru planificare și progres vizibil
Componenta de Project Management ajută la organizarea proiectelor pe niveluri clare: proiect, fază, activitate și task. Echipele pot urmări date planificate, date reale, ore estimate, ore lucrate și progresul curent.
- Structură ierarhică: Project, Phase, Activity și Task.
- Planificare pe termene, responsabilități și volum de lucru.
- Pontaje și actualizare automată a timpului lucrat.
- Agregări automate ale progresului de la task la proiect.
- Validări care reduc introducerea greșită a datelor.
Cui se adresează soluția
Soluția este potrivită pentru companiile care doresc eliminarea documentelor fizice din gestiunea flotei și trecerea la un management digital complet al vehiculelor.
Companii cu flote auto mari sau medii
Departamente de logistică care gestionează documente per vehicul
Organizații care doresc acces mobil la documentele șoferilor
Firme care vor să elimine documentele fizice din mașini
Echipe care monitorizează expirări de documente și conformitate
Intrebări frecvente
Sistemul este scalabil — de la câteva zeci la mii de angajați, fără diferențe de performanță sau viteză de acces.
Dosarele foștilor angajați pot fi arhivate automat conform perioadei de retenție legale (în România, 75 de ani pentru dosarele de personal) și pot fi accesate oricând în caz de audit sau la solicitare oficială.
Sistemul permite acces granulat pe roluri: un ofițer HR vede dosarele din departamentul său, un manager vede evaluările echipei, directorul HR are acces complet — totul controlat și loggat în audit trail.
Documentele fizice pot fi scanate și importate în sistem direct de pe echipamentele Konica Minolta, indexate automat și arhivate fizic conform procedurilor interne. Migrarea se face etapizat, fără întreruperea activității.
Studii de caz
Vista Bank Romania
Viaduct SRL
Universitatea Tehnica "Gheorghe Asachi" Iasi
Transformă modul în care lucrezi.
Suntem alături de tine în fiecare etapă a transformării digitale. Contactează-ne și hai să construim împreună soluțiile potrivite afacerii tale!