VIADUCT, Odorheiu Secuiesc
Lucrări de construcție a clădirilor rezidențiale și nerezidențiale
VIADUCT, Odorheiu Secuiesc Lucrări de construcție a clădirilor rezidențiale și nerezidențiale Viaduct este o societate din Odorheiu Secuiesc, specializată în lucrări de construcții civile, industriale, drumuri și poduri, lucrări pluviale și de canalizare. Prezentă pe piața locală din 1994, compania se bucură astăzi de o reputație solidă prin câștigarea încrederii clienților, datorită proiectelor de succes realizate în domeniul construcțiilor. Societatea dispune de o echipă de ingineri și constructori bine pregătiți și talentați. Pe lângă proprii angajați, compania colaborează cu un număr semnificativ de subcontractori.
Scopul și contextul proiectului
În vederea optimizării activităților de lucru interne și a soluțiilor informatice utilizate, compania Viaduct a dorit implementarea unui sistem care să asigure simplificarea procedurii de înregistrare a documentelor primite sau emise. De asemenea, s-a dorit un sistem de management al documentelor cu o interfață prietenoasă, în care căutarea documentelor să fie realizată cu ușurință, rapoartele să poată fi generate fără intervenția furnizorului soluției, iar procesele de lucru cu documente să înceapă chiar de la bordul echipamentelor multifuncționale.
Cerințe
Necesitatea unui sistem de management al documentelor care să permită crearea mai multor registre electronice pentru organizarea eficientă în cadrul companiei. Resetarea numerelor de înregistrare în mod automat, la fiecare început de an. Utilizarea unui sistem de scanare și captură a datelor relevante din documente OCR, pentru a facilita regăsirea rapidă a informațiilor. Transferul automat al documentelor scanate de la bordul echipamentului multifuncțional în sistemul de management electronic al documentelor. Migrarea tuturor înregistrărilor și documentelor din sistemul informatic utilizat în trecut. Accesul securizat în aplicație, în baza permisiunilor setate.
„Odată cu implementarea soluției de Registratură Electronică, am reușit să eficientizăm procedura de înregistrare a documentelor din cadrul companiei noastre, iar în prezent, aplicația este folosită intens de către angajații noștri care au beneficiat de training și consultanță din partea echipei Konica Minolta.
Avem ocazia să utilizăm aplicația de management electronic al documentelor M-Files, iar acestea sunt câteva aspecte pozitive, în urma experienței noastre:
- Aplicația are o interfață prietenoasă, care facilitează atât navigarea, cât și gestionarea informațiilor;
- Soluția oferă o structură bine definită și flexibilă pentru organizarea eficientă a documentelor;
- Datorită organizării eficiente, regăsirea documentelor și a informațiilor este mult mai ușoară;
- Migrarea la un sistem electronic a adus economie semnificativă de timp în gestionarea documentelor.
Recomandăm M-Files implementat de echipa Konica Minolta, fiind o opțiune foarte bună pentru organizațiile care doresc să îmbunătățească eficiența gestionării documentelor.”
Provocări
- Timp îndelungat pentru căutarea documentelor în arhiva fizică;
- Gestionarea anevoioasă a documentelor intrate și ieșite;
- Pierderea unor documente care nu ajungeau să fie înregistrate în sistem;
- Rapoarte generate doar la cerere și cu costuri suplimentare;
- Necesitatea de a crea și gestiona mai multe registre electronice.
Soluția
- M-Files este o soluție de management electronic al documentelor care poate stoca orice tip de fișier electronic;
- Personalizarea platformei M-Files conform cerințelor exprimate și specificului activității companiei Viaduct;
- Integrarea soluției cu echipamentul multifuncțional Konica Minolta;
- Integrarea nativă cu Outlook și suita Microsoft Office;
- Definirea mai multor registre, cu resetarea automată a numerelor de înregistrare la fiecare început de an;
- Modul de rezervări de numere în registre pentru cazuri atipice;
- Notificări automate pentru documentele ce necesită soluționare;
- Confidențialitatea datelor prin permisiuni de acces la nivel de utilizator.
Beneficii
- Migrarea cu ușurință din vechiul sistem de management al documentelor în M-Files;
- Regăsirea rapidă a documentelor și a informațiilor din acestea;
- Notificări automate;
- Rapoarte specifice pentru fiecare registru setat;
- Integrarea cu echipamentul multifuncțional Konica Minolta și cu suita Microsoft Office;
- Funcționalități de scanare și captură OCR a documentelor salvate în M-Files;